Cum să externalizezi activitățile și să îți reduci costurile cu outsourcingul

Externalizarea, numită și outsourcing în limba engleză, constă în transferarea unor activități secundare unei firme sau unor prestatori externi specializați, precum firme de recrutare serioase. Este vorba și despre un proces care permite unei companii sau unei firme să se concentreze doar asupra activității sale. Concentrată doar asupra activității sale principale, aceasta are doar de câștigat.

Definirea externalizării în cadrul unei firme

Outsourcing pentru o firmă înseamnă strategie de gestionare care constă în a încredința o parte sau sau totalitatea funcțiilor sau activităților specifice unor specialiști. Este o practică care permite unei firme să delege unele sarcini care nu fac parte din cadrul activității sale pentru a se concentra doar asupra lucrurilor esențiale.

Externalizarea poate să acopere unele domenii precum achizițiile, contabilitatea, marketingul, serviciile cu clienții, logistica, resursele umane, dar și multe altele. Firmele aleg cel mai adesea să se bucure de outsourcing pentru mai multe motive, mai ales pentru a reduce costurile. Dar și pentru a avea acces la unele competențe specializate, pentru a beneficia de o flexibilitate internă și de a se concentra asupra activității sale principale.

Externalizarea permite o reducere a costurilor? Da!

Atunci când se atribuie unor alte persoane, specialiste în domeniu lor, unele sarcini care durează și care au o slabă valoarea adăugată, se vor diminua taxele de administrare, dar și cele legate de personal. Este vorba despre persoane care sunt la curent cu nevoile tale și care se adaptează în consecință.

Iar economiile pe care le vei realiza îți vor permite de altfel, să îți dezvolți mai bine activitatea: mărirea bugetului publicitar, reinvestiții sau ameliorarea trezoreriei.

Reducerea taxelor de gestionare și cele legate de personal

Externalizarea prin firme de outsourcing, are mai multe avantaje pentru firme. Gestionarea plăților, a contabilității, a resurselor umane, a secretariatului și chiar a persoanelor care răspund la telefon, este posibil să se externalizeze toate aceste sarcini care nu reprezintă principala activitate a firmei tale. Din aceste motive, înainte de a lua orice tip de decizie este foarte important să faci un fel de bilanț pentru a identifica diferitele priorități și a prioritiza diferitele sarcini de efectuat. 

În această muncă în prealabil, este posibil să îți dai seama de faptul că secretara ta nu are timp să se ocupe de toate hârtiile, că nu ai toate resursele interne care să răspundă la telefon sau că ai nevoie de ajutor atunci când vine vorba despre gestionarea contabilității. Dar, dacă vei apela la externalizare, vei avea garanția că te vei putea baza pe un expert calificat în domeniul său, care va ști cum să te însoțească în realizarea de diferite sarcini:

• contabilitate generală: emiterea de facturi, munca cu furnizorii și clienții, documentele fiscale
• gestionarea bazelor de date: actualizarea programului CRM, aranjarea și actualizarea bazei de date
• gestionarea documentelor
• gestionarea documentelor administrative

Externalizarea pentru a reduce costurile administrative

Alegând să atribui unele sarcini care ocupă timp, unele sarcini repetitive unor specialiști în outsourcing, vei beneficia deci automat de o reducere a costurilor prin diferite modalități:

• reducerea costurilor de administrare și cele legate de personal
• posibilitatea de a beneficia de profesioniști la cele mai bune costuri
• un plus de flexibilitate pentru a însoți perioadele care sunt mai aglomerate
• mai mult timp liber pentru echipe mai ales pentru sarcinile cu mai multă valoare adăugată

De asemenea, externalizarea face posibilă transformarea mijloacelor fixe, a investițiilor și a costurilor salariale în costuri de exploatare și cheltuieli de exploatare. Datorită externalizării serviciilor, compania își reduce prin urmare CapEx în favoarea OpEx.

Economiile de timp și bani realizate pot fi apoi reinvestite în poziții strategice pentru companie, pentru a crește cifra de afaceri a structurii. Economiile realizate pot fi, de exemplu, reinvestite în bugetul de publicitate sau pur și simplu pot crește fluxul de numerar.

Cum poți alege cel mai potrivit partener pentru outsourcing?

Mai mult decât un simplu contract, outsourcing-ul trebuie să fie văzut ca o veritabilă oportunitate de colaborare. Alegerea celui mai bun partener este deci crucială, deoarece este vorba despre a găsi un veritabil partener care va ști cum să se ocupe de interesele firmei tale pentru a te însoți în dezvoltarea sa. 

Chiar dacă unele costuri sunt un element important de care să ții cont, nu trebuie să fie singurul criteriu de care să ții cont:

• Fiabilitatea: Trebuie să te bazezi pe un personal calificat, fie că vorbim despre management, fie că vorbim despre formare sau experiență.
• Vechimea activității: Trebuie să te asiguri de faptul că organizația există de ceva vreme pe piață. Dacă vorbim despre outsourcing, trebuie să știi că nu este o meserie ușoară și că longevitatea este un gaj de seriozitate. În acest sens, va trebui să te interesezi cu privire la tipurile de proiecte deja realizate care trebuie să fie similare cu ale tale.
• Disponibilitatea și flexibilitatea partenerului pe care îl alegi: Ai nevoie de siguranța că partenerul tău te va pune pe tine în mijlocul preocupărilor sale și că vei fi prioritatea sa. Deci înainte de a alege un partener pentru externalizare, va trebui să te asiguri de faptul că organizația aleasă știe cum să dea dovadă de reactivitate.

Odată ce aceste elemente au fost luate în considerare, determină rentabilitatea așteptată a investiției (ROI), ținând cont de costul recurent al serviciului externalizat, dar și de costul proiectului în sine. Acest ultim punct include timpul petrecut intern pe proiect, evaluarea și simplificarea proceselor interne, costul serviciilor de consultanță și în final costul oricărei instruiri de suport.

Fie că este folosită ocazional sau pentru a satisface o nevoie obișnuită, externalizarea trebuie considerată ca o soluție pentru a face viața mai ușoară, în timp ce fac economii de management. Încheiate in general pe o perioada de 3 pana la 5 ani, contractele de outsourcing trebuie controlate pe toată durata lor. ROI trebuie, așadar, și el măsurat în aceeași perioadă și poate include costul reinternalizării pe termen lung, în cazul unor probleme sau a unei modificări a funcționării interne.

În orice caz, externalizarea administrativă este o modalitate bună pentru tine și echipele tale de a te reorienta asupra lucrurilor esențiale. Pentru succesul acestui proiect, este important să fii susținut de un jucător solid de pe piață, pentru a-ți optimiza costurile administrative.